De fem viktigste suksessfaktorene i prosjekter

Dropp konkurransen med de andre bedriftene, og del informasjon. Det er noe av nøkkelen til suksess i store prosjekter.

Av Anne Sliper Midling

PROSJEKTLEDELSE: I mange bransjer har konfliktnivået aldri vært større.

– Vi er så opplært til konkurranse i Norge, men forskning viser at det er kraften av samarbeid som skaper suksess og vinnere, sier Wenche Aarseth, førsteamanuensis i prosjektledelse ved NTNU.

Intervjuet 45 erfarne prosjektledere

NTNU har Europas største utdannings- og forskningsmiljø i prosjektledelse og forsker kontinuerlig på beste praksis i prosjektledelse. Aarseth er leder for Etter- og videreutdanningsprogrammet i prosjektledelse ved NTNU, og har også nylig gitt ut to bøker om emnet.

Sammen med sosialantropolog Tian Sørhaug ved Universitetet i Oslo har hun laget en samarbeidsmodell for store prosjekter. Bakgrunnen for modellen er intervju med 45 erfarne prosjektledere i oljebransjen, som for eksempel Statoil og Aker Solutions.

Dette er de fem viktigste suksessfaktorene de kom frem til:

1.     Alle i prosjektet må ha felles informasjon

2.     Alle i prosjektet må ha forståelse for de andre organisasjonene sine strategier

3.     Alle i prosjektet må gå gjennom kontrakter og rammeavtaler i fellesskap

4.     Alle i prosjektet må være enige om hvordan kommunikasjonen skal praktiseres

5.     Alle i prosjektet må ha en strategi for relasjonsbygging med interessenter.

– I prosjekter hvor disse faktorene er tilstede, blir det suksess. Prosjektet har større muligheter for å komme i havn på riktig tid, og prosjektleder har bedre kontroll over kostnadene, sier Aarseth.

Prosjektene blir mer og mer komplekse

Hun mener det er viktig at alle i prosjektet setter seg ned å så tidlig som mulig og diskuterer disse fem punktene.

– I mange prosjekter brukes standardkontrakter. For å lykkes er det viktig at man diskuterer hva denne kontrakten betyr for hver enkelt aktør i hvert enkelt prosjekt. Det handler om å være villig til å sette seg inn i andre aktører sitt verdensbilde. Det er viktig at alle er åpne om målene sine og at det er en felles forståelse for hva som er driverne for kostnader, sier Aarseth.

Hun sier at valg av leverandører i prosjekter basert på rimeligste pris ofte gir grobunn for konflikter. Det koster mye penger.

Prøver å skyve risiko over på andre

– Aktørene har ikke diskutert kostnadsdriverne for prosjektet godt nok, og leverandører må ta igjen kostnadene på annet sted. I stedet for å samarbeide og ha dialog om dette, forsøker aktører å skyve fra seg risiko og plassere det hos andre aktører i prosjektet. Dette øker konfliktnivået ytterligere, sier Aarseth.

Hun mener at de store prosjektene, både innen olje og i byggenæringen, blir mer og mer komplekse. I mange bransjer har konfliktnivået i prosjekter aldri vært større.

– Det er få prosjekter som er standard, og flere og flere prosjekter har nå et stort antall kontrakter og leverandører. Dette kompliserer samarbeidet i prosjektet, bidrar til konflikter og gnisninger i grensesnittet mellom organisasjonene og gjør at det blir enda viktigere med lik informasjon, felles forståelse for kontrakten og forståelse for målsettingene, sier Aarseth.